IT系インフラエンジニアのつぶやき

はじめまして! IT インフラ関連のエンジニアをしております。 ブログでは役立つ雑記という形で皆様の為になる情報をたくさん配信していきます。 こういう情報が欲しいやあなたのブログ見づらい、こうした方がいいよといったコメントもお待ちしております。

派遣ITエンジニアの働き方パート2

派遣ITエンジニアに求められる能力とは

派遣ITエンジニアの派遣形態に関わらず、求められるスキルセットはインフラエンジニアエンジニアと開発エンジニアで分類できます。

客観的に見て、エンジニア職や営業職等に関わらず基本的なコミュニケーション力や基本的なITリテラシー、要領の良さ、意欲等の総合力が求められ、かつ最重要だと思います。

技術的なスキルは率直に言うとITパスポートや基本情報技術者試験の出題範囲の内のほんの初歩的な知識とMicrosoft office(word、excelpowerpoint)の基本操作の知識があれば若かったり就業先や派遣元の仕事紹介担当との相性次第で有名会社に高待遇で未経験から入れる可能性も高いです。

そこで本記事ではエンジニアとして活躍するのに必要な技術的にスキルに焦点を当てます。

ここではざっくりと求められるスキルを列挙します。

各スキルに関しての詳細な解説をするとキリがない為、別途記事とします。

また、インプはエンジニアはどの現場、プロジェクトでも求められるスキルは似たようなものであり、広ければ広いほど、深ければ深いほど良いとされます。

その逆で、開発系のエンジニアは比較するとプロジェクトや現場により使用する言語やツールが異なる事も多い為、一概にこれがあれば良いとは解説しにくいです。

以下より、パソコンのことをコンピュータと呼びます。

パソコンは素人臭がしてしまい、技術的な会話や文章を記述する上で弊害となることがある為。

インフラエンジニア編
クライアントでの詳細な操作
世の皆さんの多くが手元で使用しているパソコンのことです。
IPアドレスDNSサーバーの設定
・イベントヴューアーでのログの見方
レジストリの概念(パソコンの各設定を記録しているデータベース)
・ipconfigやarpなどのコマンドプロンプトの使用方法
サーバー(Windows Server Linux)
こちらもGUICUIでの基本操作程度でも問題ないかと。
ネットワーク(Cisco)
ストレージ
RAIDの構成の知識、SANやNASへの理解
データベース(MySQLPostgresql)
SQL文の基礎
スクリプト言語の知識(簡単なシェルスクリプトの読み書き)

開発エンジニア編
HTMLとCSSの基本的コーディング
特定のプログラミング言語(オブジェクト指向であるJavaC#など1つと、スクリプト言語であるPHPRUBYなどどれか一つできるのが望ましい)。

 

派遣ITエンジニアの働き方パート1

派遣されてITエンジニアとして就業する方やSES事業に携わる方のお役に立てればと思い記事を書いております。

ここでいうITエンジニアとは広義に及びます。
大きく分類するとIT系のエンジニアは以下に分類されます。

開発エンジニア
プログラミング言語(JavarubyPHP、HTML CSS)などや、フレームワーク(プログラミング言語を簡単に扱えるようにしたツールruby on railscakePHPなど)を使用して特定のWEBサービスやソフトウェア、社内システムを開発している役回りです。

住宅で例えるなら部屋のインテリアデザインから導線の設計や構築となります。

世の中のほとんどの方がIT系のエンジニアと聞いてイメージするのが開発系エンジニアでしょう。

現場に入り、社内で使用する財務、会計、人事のシステムを作ることや、有名どころでいうとtwitterfacebookといったSNSを作ったり改良したりすることなどを行なっております。

インフラエンジニア
簡単に言うとIT関連の何でも屋さんです。

住宅で例えるなら電気、ガス、水道の保守や工事の担当です。

ネットワーク、データベース、プログラミング言語、サーバーと広範な知識を求められます。

主に保守、システムの設計、構築の役割となり少々地味な印象を持たれます。

筆者自身は情報システム室(いわゆる情シス)にて、会社のITシステムの構築、保守から簡単なパソコン操作やパソコン使用上のトラブル対応等を行なっております(執筆時点)。

メールを整理して業務効率3倍!?

みなさんは仕事をしている中でパソコンに入っているソフトで何が一番重要ですか?
おそらく大部分の方がメールソフトとおっしゃるかと思います。

代表的なソフトとしては Outlook 等のメーラー (メールソフト) は、報告、連絡、指示、資料の受け渡し、予定管理など様々な重要タスクを受け持ってくれております。

メールを素早く効率的に処理することこそ業務効率化でかなり重要な位置を占めていると容易に考えられます。
最初の記事で情報整理の基本的な考え方はご理解いただいていることと思いますのでこちらではメールを使用する上での具体的な効率化についてご紹介させていただきます。

ぜひみなさんのお仕事の生産性を大きく向上する一助となりますと幸いです。


まずはメールを整理する上で基本となる考え方からご紹介し、その後具体的な設定についてご紹介します。


メールを手際よく処理していく

受信したメールは全て重要度、緊急性は異なります。

・すぐに返信が必要
・処理や対応に時間と手間がかかる
・添付ファイルとして資料、画像が添付されている
・情報の共有のための CC メール

これらのメールを感覚的に処理すると大混乱となってしまいます。
どのメールが重要なのかわからない、どこから処理したのかわからない状態は避けましょう。
これはミスや対応の遅延につながり、クレームなどのトラブルの元となります。

添付ファイルがついているメールは添付されている資料や画像がしっかりと表示されるのかくらいはすぐに確認しましょう。

時間が経過してから開いて正常に表示されませんと返信すると今まで何やっていたんだとクレームにつながったりとトラブルの元となります (私の職場でこのようなクレームが数回発生しました、私も当事者です (笑))。


受信箱を空に!?それだけで3倍速!?

メールソフトには業務でメールを使用するのにあたり受信したメールの処理を効率化するために様々な機能がついております。

・開いていないメールを見分けられる「未読マーク」機能
・「フラグ」や「スター」などのメールにマークをつける機能
・「フォルダ」や「ラベル」など、メールを仕分けるためのルール

このような機能がついていても上手に管理している人は几帳面な人ぐらいかと思います。
しかしこの方法ではかなり神経をメールに取られてしまい少々ストレスもたまるものです。
これらの機能だけでうまく管理している人も効率的かというと不満も多いいことでしょう。

実はかなり意外で簡単な方法でメール処理を劇的に改善できます!
それは、、、「受信箱を空にする」方法です!

何言ってんだろうと思われる方も多いかと思いますので、この方法の有用性を解説します。

受信したメールの処理が煩雑で混沌とした状態になってしまっている最大の原因は既読メールと未読メールの混在です。

目的のメールを探すのに時間がかかったり、画面に余計な情報が表示されている状態自体が困りものです。
処理が終わったメールはどんどん受信箱から移動するなり、削除するなりしましょう。
受信箱を空にすることはできなくても残るのは未読メールのみとなりますので格段に処理が楽になります。

受信箱を空に保つ4つの習慣

1. 3、5分で処理可能なメールはすぐに返信して保管する
2. すぐに対応できないメールは承知した旨を返信して EvernoteOnenote などに転送して保管する
3. 情報共有のための CC メールなどは「後で読むリスト」に保管
4. 添付ファイルは用途がはっきりしたものをダウンロードして、プロジェクトフォルダに仕分ける。いずれは必要になる可能性があるファイルはそのまま保管して必要な際にダウンロードする。

2 の方法については、すぐに処理できないメールはそのままメモ機能のある EvernoteOnenote などや ToDo 管理機能のある Nozbe や Google タスクに転送 (保管) すると良いでしょう。

それぞれメールを転送するために機能があるものとないものがありますのでご注意ください (Google タスクと Onenote には現状はありません) 。

たとえば必要になることが明確な情報が記載されているメール

例.
業務で使用する資料の場所、新しい業務運用マニュアルなど

ならなおさら転送 (保管) することを推奨します。メモ機能のあるツールにそのまま保存することによってメールの不要な情報を削除して自分専用の業務マニュアルが作成できます。

Evernote などメールを転送して添付ファイルもそのままに保存することができるツールは転送専用のメールアドレスがありそのメールアドレスにメールを転送するとアーカイブすることが可能です。

EvernoteOnenote などのツールには後から参照する必要が生じる可能性のあるスレッドをメールの本文などはそのままにアーカイブするのも良いでしょう。

スレッドとは、特定の人とメールをやり取りした文章です。

その他にもにもこういったツールには様々な便利な使い道がありますが、メールでよく返信する内容や書式などの文面を保存してメール作成を高速化することも可能です。

ML (メーリングリスト) で送信されてくるメールについては専用のフォルダを作成してそのフォルダに振り分けられるように設定しましょう。

具体的には自分の所属するチーム宛のメールや会社宛のメールのことです。


豆知識~本文の URL が表示されない~

メールで URL を送ることは多いかと思います。URL から WEB サイトに正常にアクセスされないこともあるかと思いますが、URL を短縮してくれるサービスがあります。それを使用すると文字数を削減できるのに加えサイトが表示されないといったトラブルを回避することができます。

代表的なサービスは以下となります。

・bitly
https://bitly.com

Google URL shortener
https://goo.gl


自動振り分け (仕分け機能)

メールソフトには「自動振り分け」という機能があり、これは業務でメールを使用する際に絶対的な基本となるところですよね。これは条件 (ルール) を決めて設定をすると自動的に自分の意図した通りに指定したフォルダにメールを振り分けしてくれる機能です。

基本的に勤務先なら会社のマニュアルなどで推奨されているメールの仕分けルールの設定方法が記載されておりますのでそれに準拠して作成しましょう。

こう言ってしまうとこの記事で振り分け設定について取り上げた意味がなくなってしまいますね (笑)
しかしながらマニュアルにあるないに関わらず絶対にしておくべきだと思う設定を 2 点ご紹介します。

・自分宛フォルダを作成して自分宛のメールが入るようにする
・他の作業をしていても自分宛のメールを受信したことをポップアップで強制的に通知するようにする

私は普段仕事で Outlook 2010 、個人的な仕事では Gmail を使用しております。

私は Outlook を使用するのにあたり必ず自分宛メールを受信するためのフォルダを作成し、自分が宛先に入っていた場合は通知ウィンドウで他の作業をしていても割り込んでポップアップを表示してくれる機能は職場のマニュアルに定義されていなくても必ずこの振り分け設定は行います。

自分宛のメールだけは絶対に見逃さないようにします。

最後にメールの振り分け (仕分け) についても記述しましたが、メールを受信するためのフォルダを複数個作成しても空にしていくようにすると上述の通りメール処理の効率化には良いと私は考えております。

情報整理の基本コンセプト

いつの時代も情報を管理するコツは1つの場所に決めておくことです。
要するに「ワンポケットの法則」です。

アナログな時代ならばこの引き出しにこの資料は保管する!といった単純な方法で簡単に情報を整理できたものですが、現代は様々な機器に情報が氾濫します。
挙げ句の果てにアプリやサービスごとに情報を保管したりして管理しておりますので煩雑極まりないですよね。

代表例
サーバーコンピューター、デスクトップパソコン、ノートパソコン、スマホipadandroid などのタブレット
LINE、FacebookTwitterSkype その他多種多様なアプリなど

文明化して便利になってこの状態、ジレンマですね。

これでは上記の「ワンポケットの法則」の法則では対処できなくなっている状態です。
そこで容易に実行可能な簡単なルールを自分で定めてしまいましょう!

ルール1

作業の流れ3ステップ

1.新情報 (メモ、資料、アイディアなどのデータ) を自分で決めた「受信箱」に一旦保存する。
  すぐに処理が可能なことなその「受信箱で処理し、手間のかかる処理はそれぞれの役割ごとのフォルダに分ける

2.処理が完了したら「保管庫」に移動しておく

ルール2

データの種類別で保管する場所を決める

一例

・メールは全て Outlook で管理する (WEBメールでもどんなメールアドレスも)

・後で確認した情報のメモやノートは Evernote で管理する

・発注、見積もりのファイル、資料は Dropbox で管理する

・予定は Nozbe で管理する Google カレンダーで管理する

・やるべきタスク (ToDo) は Nozbe で管理する

これでかなりスッキリと整理できると思います。

こうしてみると仕事の情報、データは大別してメール、ファイル、メモ、予定、タスクの5種類ですね!

資料などデータはいったんは一箇所に集めてから分別するようにした方が効率的に情報を処理できると思います。


家に出入り口がたくさんあると人も荷物もどこに来たのかわからなくなってめちゃくちゃになりますよね (笑)

まずはこの受信箱で受け取る情報を一元的に確認できるようにしておきましょう。

よくある無駄な作業代表例

今やっている仕事とは別件のメールやファイルが届いた通知が来たけど、後で確認すればいいやと後回しにする。
その結果あの時受け取ったメールやファイルはどこだったけ?と探し回ってしまう。

こういった無駄な作業は省きましょう。

受信箱を効率的に使う分類

1. すぐに処理可能 (5分ほど)
2. すぐには処理できない
3. 処理が要らない
4.
この三つの種類に分類して受信箱は管理しましょう。


そして処理が完了したデータは片っ端から他のところにアーカイブ (保管) していきましょう。

処理に時間がかかってしまう 2 については一つのプロジェクトとしてまとめてしまいましょう。


アーカイブ (保管) して全体のプロジェクトを把握してからかかる時間や労力などを見積もって優先順位を決めて一気に処理してしまいましょう。

例.
請求書作成、提案書作成、飲み会企画、合コン企画などなど

プロジェクトが完了したらそのフォルダごとアーカイブ (保管) してしまいましょう。

3 は速攻でアーカイブ (保管) してしまいましょう

後から使い回すことが確実なファイルやメールなどはアクセスのしやすいデスクトップに保存しておくであったり、
印 (タグ) を付けておきましょう。

印 (タグ) についてはファイル名に※などの記号を入れたり、メールであればフラグをつけるなどすれば良いでしょう。

アーカイブ (保管) した情報などで後から閲覧が必要になった場合は、ざっとアーカイブ (保管) 用のフォルダを目で確認して見当たらないならファイル検索機能を利用しましょう。

このファイル検索機能というのは Windows ならエクスプローラー、Mac なら Finder というものがあり、画面右上に検索ボックスがありますのでプロジェクトの名前を入力して検索することが可能です。※ そのフォルダに大量のフォルダ、ファイルが保存されている場合は検索に時間がかかりすぎてしまうので検索結果の表示が遅くなって来たと感じたらアーカイブ (保管) 用のフォルダは分けましょう。


これはメールにも言えることで、数秒で見つからないならキーワードで検索してみましょう。


ここでご紹介した方法はデジタルでもアナログの現実世界の整理整頓でも応用することができるような内容かと思います。


自分のデスク周りの書類などの情報もこの記事の内容を応用して整理し、ぜひ業務効率化にお役立てください。

このクラウドで業務効率10倍!?

それでは業務の効率化に大いに役立つ現代の代表的なクラウドサービスで現代の代表的な
クラウドサービスをご紹介します。

使いようによって、人によっては業務効率が10倍は違うと確信してます!

ご紹介させていただくクラウドサービスはこれからお知らせする業務効率化を実行し、仕事を今までの3倍以上高速にこなす方法を説明するのにあたりキーポイントの一つとなります。

クラウドサービスとは?

クラウドとは簡単に説明すると、インターネット上に情報を保存して取り出す仕組みのことを言います。

クラウドと従来の (アプリ) アプリケーションの相違点

従来のアプリの代表としてマイクロソフト社の Office 製品 (Word、ExcelPowerPointOutlook) 、Internet Explorer などがあります。

これらはそれぞれのパソコンにインストールされて全てそれぞれのパソコンに作成した資料などのファイルやフォルダも保存されます。

クラウドサービスに関してはそれらのアプリもネット上であり、作成した資料などのファイルやフォルダもネット状に保存されます。

もちろん作成したファイルやフォルダのデータをパソコンに保存することも可能です。
これが大きな相違点です。

7大クラウドサービス

Gmail

大部分の方が使用した経験があるのではないでしょうか?
Google 社が提供する無料の WEB メールサービスです。
ネットに接続できる環境ならメールが気軽に使えて便利です。
Outlook など定番メーラーにも負けないくらい高性能です。

https://accounts.google.com/SignUp?hl=ja

Google カレンダー

Google 社が提供するタスク管理ツール

Dropbox

ネットにデータを保存して、スマホ、デスクトップパソコン、ノートパソコンで保存したデータを取り出せる優れもの。

https://www.dropbox.com/login?src=logout

Evernote

ネット上にノートを保存することができるサービスです。
Dropbox 同様にスマホ、デスクトップパソコン、ノートパソコンで共有できるマルチデバイス対応なのでかなり便利です。
Evernote 独自の機能で、プレゼンテーションができたり、Word、Onenote のように文字にマーカーを引く、フォントの色を変える、画像を挿入する、WEB の情報を簡単にクリップして簡単に見直すことができます。

https://evernote.com/intl/jp/

Google ドライブ

Google 社が提供するネット上で文書の作成と管理ができるサービスです。
ワープロ機能、表計算機能、プレゼンテーション、チャート (図) 作成、データベース、アンケートフォーム作成ができます。
その他にも Dropbox のようにデータをネット上に保存して取り出すことも可能です。

https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

Nozbe (ノズビー) / Google タスク

いつまでに何をしないといけないのか To Do をネット上で管理できるタスク管理スケジュールサービスです。
Google タスクは Google カレンダーと簡単に連携できるので重宝しております。
Nozbe も同じように簡単に連携できますが有料になったため現在は使用しておりませんが、とてもシンプルに使えるので今でも気に入っております。

その他にも Remenber、The Milk、Toodledo など無料で便利なタスク管理ツールがあります。
自分に合うサービスを発掘しましょう。

https://nozbe.com/jp/

WorkFlowy

大量の雑多なアイデアや収集した情報を整理するためのサービスです (アウトラインプロセッサアウトライナー)。
ぼんやりとしていたアイデアを整理して記録できます。

https://workflowy.com

わかりやすい説明で業務効率 10 倍以上!?

コミュニケーションの大切さが身にしみるはず!

木暮太一氏の著書「学校では教えてくれない分かりやすい説明のルール」を読み、この記事を執筆しております私が考える業務効率化の視点で分かりやすい説明をするメリット及びどう業務効率化に役立つのかについて書いていきます。

みなさん職場や家庭で相手に自分の意図が伝わらず仕事でトラブルになったことはありませんか?

指示した内容が伝わっておらずこちらが意図しない業務を部下がしてしまった、説明がうまくできず、クレームを起こしてしまったなど、コミュニケーションミスは業務を著しく非効率にして遅くする原因となります。

そこでこちらの記事ではどうしたらわかりやすく説明ができるのか、わかりやすい説明とは何かとテーマとしています。
それでは早速、木暮さんが提唱している説明方法で印象的であった 8 つの技をご紹介します。

私の見解や意見なども多く含まれておりますので、木暮さんの提唱している内容と骨組みは近くても内容が多くの点で異なります。

人は1日に平均して5万文字の言葉を独り言を含めて話しているという統計データがあります。
多いと感じるか少ないと感じるかは人それぞれです。
限られた時間、限られた言葉を使って会話をする中で自分の意図を効率的に伝えることができるとどれだけ役に立つのかは想像にかたくないと思います。

ではそもそもの話、なぜわかりやすく説明する方法が必要なのでしょうか?
この疑問に対する答えが明確になっていないと理解するのに弊害となってしまうのでご説明します。
コミュニケーションには2つ大別できる力があります。

・自分の話 (意図) を伝える力
・相手の話を理解する力

この二つはどちらも大変重要です。しかし性格や文化、習慣、言語、宗教、心理が異なる人間同士に会話などのやりとりにおいてこの二つの力を向上させないと大きな問題に繋がっていくことでしょう。つまり話し合いでの解決がまったくできず、暴力ないじめなど幼稚な手段でしかその事態の収拾がつけられなくなってしまいます。

以下では具体的なその技を列挙します。

1. 相手が自分にどう関係している話なのか、をわかりやすく伝える(相手に「自分ごと」と思ってもらうこと)。なぜなら、相手が自分の話に興味を持ち、耳を傾けてくれるのは、その話が相手にとって必要だから。相手が「自分に関係ある」と思うのは、要するに、「相手が望んでいる話をする」ということに尽きる。相手が望んでいる話とは? 「その場で求められている話」と「相手のメリットになる話」。

聞き手に話しての話が他人事ではなく、自分ごとであると認識させるように話す。なぜなら、相手が話し手の話に耳を傾けるのはその話が必要であるからです。聞き手が話し手の話をしっかりと聞くのは、聞き手が聞き手自身に関係している話だと認識することが必要だからです。つまり聞き手が聞き手にとって大切だと考えている話とは、「求めている話」と「メリットのある話」が中心です。

2. 誰に話を伝えるのか、つまり聞き手の状態や姿勢を含めて考える必要がある。具体的には聞き手が話し手の話をどういった姿勢で待っているのかも考える。

3. 聞き手の問題を解決するという目的を明確に伝える。自分の考えを相手中心にする。大部分の人は自分中心になんで自分の意図が伝わらないのかと考えている。まずは聞き手がどのような考えをしていて行動しているのかを観察して自分にインプットしよう。

4. わかりやすい説明の絶対順番ルール

「テーマ(話の大枠)→ 数 → 要点→ 結論 → 理由(結論の根拠を付ける、話の説得力を上げる)→ 具体例(結論の正しさを表すため)→ 要点 → 結論」を守る。

5. キッズホスピタリティ

徹底して噛み砕く。小学生がわからないような英語・カタカナ語や難しい言葉は話さない。

6. 正しい言葉を使うことと正しく伝わることは別である。

話し手と同じイメージを再現できるように言葉を適宜会話の中で置き換えてみることが重要。
どういった言葉で聞き手が話を理解できるかを考えるべき。理解するというのは頭の中に入っているテンプレートのような理解のための脈絡がありそれが話し手の言葉と合致することを指していると考えられます。
うまく伝わらないなと感じたら当事者同士の持っている基本的な言葉の定義も確認しましょう。
理解しやすい言葉は人によって異なります。

7. それから、イメージが同じでもそこから派生していく周辺情報に違いが生じていることもよくあります。

認識のズレを埋めるためにも話す言葉の選定や意味を考えるのは重要です。

8. 日本文化として象徴的な意味不明な暗黙の了解文化 (空気を読む) は今時はナンセンス

これは甘えでしかありません。空気を読め?集団の中で異なる発言、行動を取るのは間違っている?
みんなが言っていることに合わせないのは悪いこと?それは全員で事実から逃げているだけです。
確かに日本的な集団主義は治安だったり、団結力に良いと思いますし人間関係もとても温かく良い面を多いですが状況によっては単なる日和見主義です。


私は日本も日本人も好きですが、少なくとも職場では可能な限り言語化して明確にし、意味不明なコンテクストを読まないといけない状況や村社会を作るのはやめましょう。

最強のフォルダ整理術

最強のフォルダ整理術

業務上使用する様々なファイルやフォルダはメール、共有フォルダ、メッセンジャーを通して大量に届いて来ます。
この膨大な情報が様々な経路から侵入して来ているとなるとノイローゼになりそうですよね・・・
しかしご安心ください!こちらでご紹介する方法を実践すればこういった悩みは全て無くなります!

前の私の記事「情報整理の基本コンセプト」にて受信箱を用意してすべての情報の受け皿を用意することを強調させていただきました。

こちらは最低でも一日に一回はすべて中を確認して整理しましょう。

これを前提にファイルとフォルダの仕分け方を解説します。

ファイルとフォルダの仕分けルール

どのプロジェクトに属するのか明確なファイルは以下のように整理しましょう

1. それぞれのプロジェクトフォルダに移動する。

振り分けるべきフォルダがないなら以下のようにしましょう。

 2. 新しくプロジェクトフォルダを作成する
 3. アーカイブ (保管) 用フォルダに移動する
 4. そのまま受信箱に入れておくかゴミ箱に入れる

目的な業務の効率化、つまり早く仕事を終わらせることですので情報整理に時間をかけすぎるのは本末転倒です。
よって受信箱の中からは自分で定めた一定期間を過ぎたらアーカイブ (保管) しましょう。
それで後で必要になったら一生懸命検索したり情報の作成者に特徴を聞き込みしたりして捜索しましょう(笑)

ファイル、フォルダを整理するタイミング

自分が仕事に集中できる時間帯などに整理を始めるのは業務効率化にはならず時間がとてももったいないです。
集中力が切れてきた時にでも息抜きとしてやりましょう。


おすすめできないファイル、フォルダ分類

必要なファイルに最短最速で辿り着くという目的のためには大雑把すぎる分類はよろしくありません。
例を以下に列挙します。

・Word、ExcelPowerPoint などのアプリケーションによる分類
・文書と画像といった分類
・社内と社外といった分類
・先月、今月、先週、今週といった日付での分類
・提案書、企画書、挨拶状といった書類の目的による分類

上記のようにざっくりとし過ぎた分類はフォルダの中にファイルが多くなり過ぎてしまい、目での確認も厳しくなり更にそのフォルダの中にフォルダ (サブフォルダ) を作ってしまい余計な分類が増えて検索もどんどん遅延してしまいます。

分類はできるだけスリムなプロジェクトごとに分類しましょう

新人歓迎会、A社合同プロジェクト、冬の懇親会、忘年会、在庫処分セール、大掃除、新規オープン施策など

なんだか飲みイベントが多くなってしまってます (笑)

プロジェクトフォルダは完了したら必ずアーカイブ (保管) 用のフォルダに保存しておきましょう。

以上ご紹介した内容をまとめます。

1. 新規ファイルは、受信箱フォルダに保存して毎日整理する
2. ファイルはプロジェクトごとに別々に保存する
3. 完了したプロジェクトはアーカイブ (保管) 用のフォルダに保管する

ではここまでご紹介した整理方法を具体的に行う準備をしましょう
パソコンのデスクトップでもマイドキュメントでもどこでも自分にとってアクセスしやすいフォルダ直下に
以下の3つのフォルダを作成します。

・情報の受け皿となる受信箱フォルダ
・プロジェクトフォルダ
アーカイブフォルダ

WindowsMac ではファイルを管理する Windows ならエクスプローラー、Mac なら Finder のウィンドウの左端 (Windows ならナビゲーションウィンドウ、Mac ならサイドバー) にドラッグ&ドロップで登録してすぐにアクセスできるようにすることが可能です。


ファイル検索を高速化する方法

フォルダを開くことで表示されるウィンドウがエクスプローラーもしくは Finder です。
このウィンドウの右上にある検索ボックスに文字を入力するだけで目的のファイルを検索することが可能です。

そのフォルダの中に含まれるファイルとフォルダが検索対象となります。
こうなると入れ子になったファイルもフォルダも全て検索してしまうので時間がかかってしまうので検索する範囲を指定しましょう。

おすすめの指定方法は、「ファイル名で一致」 です。
ファイル名なんて全部覚えられないよ!という方、「目的+日付」でファイル名をつけるようにしておけば手間と時間を節約可能です。

そうでないなら独特の内容が推測しやすい名前をつけましょう。

目的には会議名、イベント名、製品名を使用する。
日付にはYYYYMMDD (Year年、Month月、Day日)

例.
2016年9月のミーティング用のフォルダなら
「ミーティング発表1609」

早い話が場所と種類を限定しましょう!そうすれば迅速にデータ検索に対処できます。


仕事用のファイルは「作業用」と「参照用」に分かれる

「作業用」はその仕事固有のファイルでその仕事が完了したら必要のないもの。
「参照用」は該当の仕事が完了しても、同系統の業務に繰り返し使用できるもの。

「参照用」は主に書類のテンプレート、ログイン情報、マニュアルです。


「作業用」はこれまで説明してきたプロジェクトフォルダ単位で管理するのが良いでしょう。
一方「参照用」については日常の業務を大まかに分割して例えば以下のようにフォルダ分けすると良いでしょう。

例.
「事務処理」「~報告書作成」「~端末操作方法」など


ルーチンワークのファイルとフォルダはどう整理するか

毎月、毎週など一定期間で決まって発生する作業は同じような情報やファイル、フォルダを使い回すことも多いことでしょう。

この場合は長期的なフォルダとして一つのフォルダにまとめてしまいましょう。
たとえば、「買い付け処理」と言ったプロジェクトフォルダを作成して中に「テンプレート」というフォルダを作成します。

その中に該当のルーチンワークで使用するテンプレートファイルを保存しましょう。

ファイルとフォルダの名前をつけるときの豆知識
コンピューター処理の中で日本語の名称が入っているとパソコンが誤処理をしてしまう可能性があるので、できるだけ半角英数字で名前をつけることにしましょう。


この記事のまとめとしては「どこでもワンポケット」を実践するのに全てのフォルダとファイルを一つのクラウドサービスに保存しておくととても便利だと思います。

ネットに繋がる環境さえあれば全てのフォルダとファイルを共有することができ、うっかりとデータを削除してしまったりと言ったアクシデントにも対応できます。