IT系インフラエンジニアのつぶやき

はじめまして! IT インフラ関連のエンジニアをしております。 ブログでは役立つ雑記という形で皆様の為になる情報をたくさん配信していきます。 こういう情報が欲しいやあなたのブログ見づらい、こうした方がいいよといったコメントもお待ちしております。

仕事が3倍早く終わる方法~業務効率化計画~

みなさんこんにちは!

多種多様、大量の情報が氾濫している現代、あなたのパソコンの中も大量の情報で溢れかえり整理が大変なことになっているのではないでしょうか?

このサイトの記事すごくいいな!メモ帳に保存しておこう!

会議で出たこの案いいな!記録しておこう!
などなど・・・

記述して、保存して、整理して、文書にして、プリントして・・・

扱う文書データなども、提案書、企画書、見積書、送り状、稟議書、発注書、事業計画書、議事録などなど・・・
キリがないですね (笑)

しかし仕事にしても勉強にしても目前のやらないといけないことを処理していくうちに保存した情報などが散らかってしまい結果としてどこに何を保存したのか覚えていない・・・といった状態になってはおりませんか?

特定の情報 (ファイル、データ) を探し出すのに時間がかかり非効率になる、書類を作成するのにミスが増えてしまう・・・といった弊害が怒っているかと存じます。

毎日仕事や勉強をしている人はパソコンやノート、メモ帳に大量の情報を保存したり編集したりしていることでしょう。

現代は江戸時代の人が一生で得る情報量を一日で手に入る時代とも言われ、現代人は大量の情報の前に唖然としている状態だと思います。

人間の脳に入れられる情報は限られてますからね・・・

そこでこの度は大量の情報は効率よく記録、処理していく方法をご紹介させていただきたいと考えております。

アナログな方法からデジタルな方法まで、定番のGoogleのGメール等から最新のクラウドサービスを利用した情報整理術を一挙大公開いたします!

必ずあなたの仕事を効率よくすることをお約束します!

情報の整理をすると見えてくること

情報を整理していくと、ぼんやりとあの資料ここだったかな?あのファイルデスクトップのどのフォルダに保存したっけ?すぐにこの仕事終わらせられるかな?といったぼんやりとした悩みが無くなります。

曖昧になっていたこと以下のようなものが明確になっていきます

・目的
・課題
・アイデア

これらが明確になれば結果どうなるかはご想像が付きますよね?
優先順位も明確となり土壇場で焦ることなく業務をスムーズにこなすことができます。

仕事というのは以下の3段階で片付けられます。

1. 要件を定義する
2. 必要な情報を集める
3. 情報を整理してアウトプット

この三つのステップが情報整理術の基本でもあります。
私がこれからご紹介させていただく情報整理術はこれに基づきます。

※ 全体を通して Google社やMicrosoft社の製品の紹介が多くなりますが決して宣伝をしてはおりません。