IT系インフラエンジニアのつぶやき

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最強のフォルダ整理術

最強のフォルダ整理術

業務上使用する様々なファイルやフォルダはメール、共有フォルダ、メッセンジャーを通して大量に届いて来ます。
この膨大な情報が様々な経路から侵入して来ているとなるとノイローゼになりそうですよね・・・
しかしご安心ください!こちらでご紹介する方法を実践すればこういった悩みは全て無くなります!

前の私の記事「情報整理の基本コンセプト」にて受信箱を用意してすべての情報の受け皿を用意することを強調させていただきました。

こちらは最低でも一日に一回はすべて中を確認して整理しましょう。

これを前提にファイルとフォルダの仕分け方を解説します。

ファイルとフォルダの仕分けルール

どのプロジェクトに属するのか明確なファイルは以下のように整理しましょう

1. それぞれのプロジェクトフォルダに移動する。

振り分けるべきフォルダがないなら以下のようにしましょう。

 2. 新しくプロジェクトフォルダを作成する
 3. アーカイブ (保管) 用フォルダに移動する
 4. そのまま受信箱に入れておくかゴミ箱に入れる

目的な業務の効率化、つまり早く仕事を終わらせることですので情報整理に時間をかけすぎるのは本末転倒です。
よって受信箱の中からは自分で定めた一定期間を過ぎたらアーカイブ (保管) しましょう。
それで後で必要になったら一生懸命検索したり情報の作成者に特徴を聞き込みしたりして捜索しましょう(笑)

ファイル、フォルダを整理するタイミング

自分が仕事に集中できる時間帯などに整理を始めるのは業務効率化にはならず時間がとてももったいないです。
集中力が切れてきた時にでも息抜きとしてやりましょう。


おすすめできないファイル、フォルダ分類

必要なファイルに最短最速で辿り着くという目的のためには大雑把すぎる分類はよろしくありません。
例を以下に列挙します。

・Word、ExcelPowerPoint などのアプリケーションによる分類
・文書と画像といった分類
・社内と社外といった分類
・先月、今月、先週、今週といった日付での分類
・提案書、企画書、挨拶状といった書類の目的による分類

上記のようにざっくりとし過ぎた分類はフォルダの中にファイルが多くなり過ぎてしまい、目での確認も厳しくなり更にそのフォルダの中にフォルダ (サブフォルダ) を作ってしまい余計な分類が増えて検索もどんどん遅延してしまいます。

分類はできるだけスリムなプロジェクトごとに分類しましょう

新人歓迎会、A社合同プロジェクト、冬の懇親会、忘年会、在庫処分セール、大掃除、新規オープン施策など

なんだか飲みイベントが多くなってしまってます (笑)

プロジェクトフォルダは完了したら必ずアーカイブ (保管) 用のフォルダに保存しておきましょう。

以上ご紹介した内容をまとめます。

1. 新規ファイルは、受信箱フォルダに保存して毎日整理する
2. ファイルはプロジェクトごとに別々に保存する
3. 完了したプロジェクトはアーカイブ (保管) 用のフォルダに保管する

ではここまでご紹介した整理方法を具体的に行う準備をしましょう
パソコンのデスクトップでもマイドキュメントでもどこでも自分にとってアクセスしやすいフォルダ直下に
以下の3つのフォルダを作成します。

・情報の受け皿となる受信箱フォルダ
・プロジェクトフォルダ
アーカイブフォルダ

WindowsMac ではファイルを管理する Windows ならエクスプローラー、Mac なら Finder のウィンドウの左端 (Windows ならナビゲーションウィンドウ、Mac ならサイドバー) にドラッグ&ドロップで登録してすぐにアクセスできるようにすることが可能です。


ファイル検索を高速化する方法

フォルダを開くことで表示されるウィンドウがエクスプローラーもしくは Finder です。
このウィンドウの右上にある検索ボックスに文字を入力するだけで目的のファイルを検索することが可能です。

そのフォルダの中に含まれるファイルとフォルダが検索対象となります。
こうなると入れ子になったファイルもフォルダも全て検索してしまうので時間がかかってしまうので検索する範囲を指定しましょう。

おすすめの指定方法は、「ファイル名で一致」 です。
ファイル名なんて全部覚えられないよ!という方、「目的+日付」でファイル名をつけるようにしておけば手間と時間を節約可能です。

そうでないなら独特の内容が推測しやすい名前をつけましょう。

目的には会議名、イベント名、製品名を使用する。
日付にはYYYYMMDD (Year年、Month月、Day日)

例.
2016年9月のミーティング用のフォルダなら
「ミーティング発表1609」

早い話が場所と種類を限定しましょう!そうすれば迅速にデータ検索に対処できます。


仕事用のファイルは「作業用」と「参照用」に分かれる

「作業用」はその仕事固有のファイルでその仕事が完了したら必要のないもの。
「参照用」は該当の仕事が完了しても、同系統の業務に繰り返し使用できるもの。

「参照用」は主に書類のテンプレート、ログイン情報、マニュアルです。


「作業用」はこれまで説明してきたプロジェクトフォルダ単位で管理するのが良いでしょう。
一方「参照用」については日常の業務を大まかに分割して例えば以下のようにフォルダ分けすると良いでしょう。

例.
「事務処理」「~報告書作成」「~端末操作方法」など


ルーチンワークのファイルとフォルダはどう整理するか

毎月、毎週など一定期間で決まって発生する作業は同じような情報やファイル、フォルダを使い回すことも多いことでしょう。

この場合は長期的なフォルダとして一つのフォルダにまとめてしまいましょう。
たとえば、「買い付け処理」と言ったプロジェクトフォルダを作成して中に「テンプレート」というフォルダを作成します。

その中に該当のルーチンワークで使用するテンプレートファイルを保存しましょう。

ファイルとフォルダの名前をつけるときの豆知識
コンピューター処理の中で日本語の名称が入っているとパソコンが誤処理をしてしまう可能性があるので、できるだけ半角英数字で名前をつけることにしましょう。


この記事のまとめとしては「どこでもワンポケット」を実践するのに全てのフォルダとファイルを一つのクラウドサービスに保存しておくととても便利だと思います。

ネットに繋がる環境さえあれば全てのフォルダとファイルを共有することができ、うっかりとデータを削除してしまったりと言ったアクシデントにも対応できます。