ITコンサルタントのつぶやき

このブログでは、私が携わる業務やこれまでの経験や得た知見を記事として発信しております。技術的なコラムからマーケティングや経営、たまに個人的な内容も書きます。

情報整理の基本コンセプト

いつの時代も情報を管理するコツは1つの場所に決めておくことです。
要するに「ワンポケットの法則」です。

アナログな時代ならばこの引き出しにこの資料は保管する!といった単純な方法で簡単に情報を整理できたものですが、現代は様々な機器に情報が氾濫します。
挙げ句の果てにアプリやサービスごとに情報を保管したりして管理しておりますので煩雑極まりないですよね。

代表例
サーバーコンピューター、デスクトップパソコン、ノートパソコン、スマホipadandroid などのタブレット
LINE、FacebookTwitterSkype その他多種多様なアプリなど

文明化して便利になってこの状態、ジレンマですね。

これでは上記の「ワンポケットの法則」の法則では対処できなくなっている状態です。
そこで容易に実行可能な簡単なルールを自分で定めてしまいましょう!

ルール1

作業の流れ3ステップ

1.新情報 (メモ、資料、アイディアなどのデータ) を自分で決めた「受信箱」に一旦保存する。
  すぐに処理が可能なことなその「受信箱で処理し、手間のかかる処理はそれぞれの役割ごとのフォルダに分ける

2.処理が完了したら「保管庫」に移動しておく

ルール2

データの種類別で保管する場所を決める

一例

・メールは全て Outlook で管理する (WEBメールでもどんなメールアドレスも)

・後で確認した情報のメモやノートは Evernote で管理する

・発注、見積もりのファイル、資料は Dropbox で管理する

・予定は Nozbe で管理する Google カレンダーで管理する

・やるべきタスク (ToDo) は Nozbe で管理する

これでかなりスッキリと整理できると思います。

こうしてみると仕事の情報、データは大別してメール、ファイル、メモ、予定、タスクの5種類ですね!

資料などデータはいったんは一箇所に集めてから分別するようにした方が効率的に情報を処理できると思います。


家に出入り口がたくさんあると人も荷物もどこに来たのかわからなくなってめちゃくちゃになりますよね (笑)

まずはこの受信箱で受け取る情報を一元的に確認できるようにしておきましょう。

よくある無駄な作業代表例

今やっている仕事とは別件のメールやファイルが届いた通知が来たけど、後で確認すればいいやと後回しにする。
その結果あの時受け取ったメールやファイルはどこだったけ?と探し回ってしまう。

こういった無駄な作業は省きましょう。

受信箱を効率的に使う分類

1. すぐに処理可能 (5分ほど)
2. すぐには処理できない
3. 処理が要らない
4.
この三つの種類に分類して受信箱は管理しましょう。


そして処理が完了したデータは片っ端から他のところにアーカイブ (保管) していきましょう。

処理に時間がかかってしまう 2 については一つのプロジェクトとしてまとめてしまいましょう。


アーカイブ (保管) して全体のプロジェクトを把握してからかかる時間や労力などを見積もって優先順位を決めて一気に処理してしまいましょう。

例.
請求書作成、提案書作成、飲み会企画、合コン企画などなど

プロジェクトが完了したらそのフォルダごとアーカイブ (保管) してしまいましょう。

3 は速攻でアーカイブ (保管) してしまいましょう

後から使い回すことが確実なファイルやメールなどはアクセスのしやすいデスクトップに保存しておくであったり、
印 (タグ) を付けておきましょう。

印 (タグ) についてはファイル名に※などの記号を入れたり、メールであればフラグをつけるなどすれば良いでしょう。

アーカイブ (保管) した情報などで後から閲覧が必要になった場合は、ざっとアーカイブ (保管) 用のフォルダを目で確認して見当たらないならファイル検索機能を利用しましょう。

このファイル検索機能というのは Windows ならエクスプローラー、Mac なら Finder というものがあり、画面右上に検索ボックスがありますのでプロジェクトの名前を入力して検索することが可能です。※ そのフォルダに大量のフォルダ、ファイルが保存されている場合は検索に時間がかかりすぎてしまうので検索結果の表示が遅くなって来たと感じたらアーカイブ (保管) 用のフォルダは分けましょう。


これはメールにも言えることで、数秒で見つからないならキーワードで検索してみましょう。


ここでご紹介した方法はデジタルでもアナログの現実世界の整理整頓でも応用することができるような内容かと思います。


自分のデスク周りの書類などの情報もこの記事の内容を応用して整理し、ぜひ業務効率化にお役立てください。