IT系インフラエンジニアのつぶやき

はじめまして! IT インフラ関連のエンジニアをしております。 ブログでは役立つ雑記という形で皆様の為になる情報をたくさん配信していきます。 こういう情報が欲しいやあなたのブログ見づらい、こうした方がいいよといったコメントもお待ちしております。

メールを整理して業務効率3倍!?

みなさんは仕事をしている中でパソコンに入っているソフトで何が一番重要ですか?
おそらく大部分の方がメールソフトとおっしゃるかと思います。

代表的なソフトとしては Outlook 等のメーラー (メールソフト) は、報告、連絡、指示、資料の受け渡し、予定管理など様々な重要タスクを受け持ってくれております。

メールを素早く効率的に処理することこそ業務効率化でかなり重要な位置を占めていると容易に考えられます。
最初の記事で情報整理の基本的な考え方はご理解いただいていることと思いますのでこちらではメールを使用する上での具体的な効率化についてご紹介させていただきます。

ぜひみなさんのお仕事の生産性を大きく向上する一助となりますと幸いです。


まずはメールを整理する上で基本となる考え方からご紹介し、その後具体的な設定についてご紹介します。


メールを手際よく処理していく

受信したメールは全て重要度、緊急性は異なります。

・すぐに返信が必要
・処理や対応に時間と手間がかかる
・添付ファイルとして資料、画像が添付されている
・情報の共有のための CC メール

これらのメールを感覚的に処理すると大混乱となってしまいます。
どのメールが重要なのかわからない、どこから処理したのかわからない状態は避けましょう。
これはミスや対応の遅延につながり、クレームなどのトラブルの元となります。

添付ファイルがついているメールは添付されている資料や画像がしっかりと表示されるのかくらいはすぐに確認しましょう。

時間が経過してから開いて正常に表示されませんと返信すると今まで何やっていたんだとクレームにつながったりとトラブルの元となります (私の職場でこのようなクレームが数回発生しました、私も当事者です (笑))。


受信箱を空に!?それだけで3倍速!?

メールソフトには業務でメールを使用するのにあたり受信したメールの処理を効率化するために様々な機能がついております。

・開いていないメールを見分けられる「未読マーク」機能
・「フラグ」や「スター」などのメールにマークをつける機能
・「フォルダ」や「ラベル」など、メールを仕分けるためのルール

このような機能がついていても上手に管理している人は几帳面な人ぐらいかと思います。
しかしこの方法ではかなり神経をメールに取られてしまい少々ストレスもたまるものです。
これらの機能だけでうまく管理している人も効率的かというと不満も多いいことでしょう。

実はかなり意外で簡単な方法でメール処理を劇的に改善できます!
それは、、、「受信箱を空にする」方法です!

何言ってんだろうと思われる方も多いかと思いますので、この方法の有用性を解説します。

受信したメールの処理が煩雑で混沌とした状態になってしまっている最大の原因は既読メールと未読メールの混在です。

目的のメールを探すのに時間がかかったり、画面に余計な情報が表示されている状態自体が困りものです。
処理が終わったメールはどんどん受信箱から移動するなり、削除するなりしましょう。
受信箱を空にすることはできなくても残るのは未読メールのみとなりますので格段に処理が楽になります。

受信箱を空に保つ4つの習慣

1. 3、5分で処理可能なメールはすぐに返信して保管する
2. すぐに対応できないメールは承知した旨を返信して EvernoteOnenote などに転送して保管する
3. 情報共有のための CC メールなどは「後で読むリスト」に保管
4. 添付ファイルは用途がはっきりしたものをダウンロードして、プロジェクトフォルダに仕分ける。いずれは必要になる可能性があるファイルはそのまま保管して必要な際にダウンロードする。

2 の方法については、すぐに処理できないメールはそのままメモ機能のある EvernoteOnenote などや ToDo 管理機能のある Nozbe や Google タスクに転送 (保管) すると良いでしょう。

それぞれメールを転送するために機能があるものとないものがありますのでご注意ください (Google タスクと Onenote には現状はありません) 。

たとえば必要になることが明確な情報が記載されているメール

例.
業務で使用する資料の場所、新しい業務運用マニュアルなど

ならなおさら転送 (保管) することを推奨します。メモ機能のあるツールにそのまま保存することによってメールの不要な情報を削除して自分専用の業務マニュアルが作成できます。

Evernote などメールを転送して添付ファイルもそのままに保存することができるツールは転送専用のメールアドレスがありそのメールアドレスにメールを転送するとアーカイブすることが可能です。

EvernoteOnenote などのツールには後から参照する必要が生じる可能性のあるスレッドをメールの本文などはそのままにアーカイブするのも良いでしょう。

スレッドとは、特定の人とメールをやり取りした文章です。

その他にもにもこういったツールには様々な便利な使い道がありますが、メールでよく返信する内容や書式などの文面を保存してメール作成を高速化することも可能です。

ML (メーリングリスト) で送信されてくるメールについては専用のフォルダを作成してそのフォルダに振り分けられるように設定しましょう。

具体的には自分の所属するチーム宛のメールや会社宛のメールのことです。


豆知識~本文の URL が表示されない~

メールで URL を送ることは多いかと思います。URL から WEB サイトに正常にアクセスされないこともあるかと思いますが、URL を短縮してくれるサービスがあります。それを使用すると文字数を削減できるのに加えサイトが表示されないといったトラブルを回避することができます。

代表的なサービスは以下となります。

・bitly
https://bitly.com

Google URL shortener
https://goo.gl


自動振り分け (仕分け機能)

メールソフトには「自動振り分け」という機能があり、これは業務でメールを使用する際に絶対的な基本となるところですよね。これは条件 (ルール) を決めて設定をすると自動的に自分の意図した通りに指定したフォルダにメールを振り分けしてくれる機能です。

基本的に勤務先なら会社のマニュアルなどで推奨されているメールの仕分けルールの設定方法が記載されておりますのでそれに準拠して作成しましょう。

こう言ってしまうとこの記事で振り分け設定について取り上げた意味がなくなってしまいますね (笑)
しかしながらマニュアルにあるないに関わらず絶対にしておくべきだと思う設定を 2 点ご紹介します。

・自分宛フォルダを作成して自分宛のメールが入るようにする
・他の作業をしていても自分宛のメールを受信したことをポップアップで強制的に通知するようにする

私は普段仕事で Outlook 2010 、個人的な仕事では Gmail を使用しております。

私は Outlook を使用するのにあたり必ず自分宛メールを受信するためのフォルダを作成し、自分が宛先に入っていた場合は通知ウィンドウで他の作業をしていても割り込んでポップアップを表示してくれる機能は職場のマニュアルに定義されていなくても必ずこの振り分け設定は行います。

自分宛のメールだけは絶対に見逃さないようにします。

最後にメールの振り分け (仕分け) についても記述しましたが、メールを受信するためのフォルダを複数個作成しても空にしていくようにすると上述の通りメール処理の効率化には良いと私は考えております。